ข่าวองค์กรต้นแบบ: เมื่อระบบเอกสารเปลี่ยนชีวิตการทำงานทั้งออฟฟิศ
บริษัท TechFlow จำกัด เคยประสบปัญหาที่พบบ่อยในหลายองค์กร นั่นคือ “เอกสารหาย-หาไม่เจอ-ใช้ผิดชุด” ส่งผลกระทบต่อความล่าช้าของงานและภาพลักษณ์ของบริษัท จนกระทั่งทีมจัดการภายในได้เริ่มโครงการ “ปฏิวัติระบบเอกสาร” ขึ้นเมื่อ 3 เดือนก่อน
ในระยะแรกของโครงการ ทีมได้ทดลองใช้อุปกรณ์จัดระเบียบพื้นฐาน โดยนำ กล่องเอกสาร3ชั้น มาจัดวางบนโต๊ะเจ้าหน้าที่แต่ละคน เพื่อให้แยกเอกสารเป็น 3 ประเภทหลัก ได้แก่ เอกสารเข้า เอกสารรอดำเนินการ และเอกสารที่ต้องส่งต่อ การแยกหมวดนี้ช่วยลดความสับสนและเพิ่มความเร็วในการค้นหาได้ถึง 40% ภายในเดือนแรก
เมื่อเห็นผลลัพธ์ที่ชัดเจน ทีมจึงต่อยอดโดยนำ กล่องใส่เอกสาร5ชั้น มาใช้ในระดับแผนก เพื่อแยกประเภทงานได้ละเอียดขึ้น เช่น งานบัญชี, งานทรัพยากรบุคคล, งานขาย, งานสต็อก และเอกสารเวียนภายใน ช่องแต่ละชั้นติดป้ายกำกับสีต่างๆ ทำให้พนักงานสามารถเรียนรู้และใช้งานได้อย่างง่ายดาย
สำหรับเอกสารสำคัญที่ต้องการความปลอดภัยมากขึ้น เช่น สัญญาลูกค้า ข้อมูลพนักงาน หรือเอกสารทางกฎหมาย ทางบริษัทได้จัดเตรียม กล่องเก็บเอกสาร5ชั้นฝาแยก ซึ่งเป็นกล่องที่สามารถเปิด-ปิดแยกแต่ละชั้นได้อย่างมิดชิด ช่วยป้องกันการเปิดดูโดยไม่ได้รับอนุญาต อีกทั้งยังกันฝุ่นและความชื้นได้ดี เหมาะสำหรับเก็บเอกสารระยะยาว
จากการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ ในเชิงระบบนี้ ทำให้บริษัท TechFlow สามารถลดเวลาที่เสียไปกับการค้นหาเอกสารได้เฉลี่ย 2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ต่อพนักงานหนึ่งคน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และที่สำคัญคือ สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าอย่างต่อเนื่อง
การจัดเก็บเอกสาร อาจดูเหมือนเรื่องเล็ก แต่เมื่อทำให้ถูกวิธี มันสามารถเปลี่ยนวัฒนธรรมการทำงานของทั้งองค์กรได้จริง.
